Kyrkans statistik förnyas i början av nästa år. Den nya statistiken betjänar användarna bättre genom att erbjuda mångsidiga uppgifter om församlingarnas medlemmar, ekonomi och verksamhet.

All statistik sammanförs på en internetsida, där man kan få uppgifterna i staplar, diagram, bilder och kartor. Dessutom utökas möjligheten att jämföra tidsmässigt och områdesvis.

Till fördelarna hör också att statistikens trovärdighet ökas och processen att producera den förenklas. Tillförlitligheten förbättras, eftersom t.ex. deltagarantalet vid ett arrangemang noteras genast och inte först vid årets slut. Uppgifter överförs sedan automatiskt till statistiksystemet, vilket också betyder att det inte behöver sparas någonstans för att sedan vid statistikföras vid årets slut. Arbetet med statistiken vid årsskiftet faller nästan helt bort.

Tillgängligt snabbt och enkelt

Kyrkan har samlat mycket statistik, men nyttan av den har tillkommit endast en skara människor. Efter reformen blir statistiken mycket mera lättillgänglig och mångsidig. Både församlingar, stift och andra kan dra nytta av dem.

I statistikförnyelsen koncentreras informationen och man sorterar bort sådant som inte används, medan man fördjupar sig i grunden för andra uppgifter. På detta sätt får man en klar helhetsstatistik, som ger en bild av kyrkans och församlingarnas verksamhet och ger redskap för att utveckla och förutspå verksamheten. Genom en mångsidig rapportering får den som använder sig av statistiken behövlig information snabbt och lätt.

Alla med och spara uppgifter

I fortsättningen sparar alla personalgrupper uppgifter för statistiken. Uppgifter sparas skilt för alla samlingar, utfärder, läger och samlingar. Också möten med enskilda människor noteras, men man kan samla ihop dem och notera flera samtidigt, vilket betyder att man inte behöver spara varje enskilt möte för sig. För samlingar, utförder, läger och grupper noteras deltagarantal, målgrupp och utförare. Gällande enskilda samtal noteras var man träffat människan och orsaken (t.ex. kriser och vändpunkter i livet).

Genom förnyelsen får man omfattande och nyttig statistik också om kyrkans diakoni- och ungdomsarbete. I fortsättningen kan man t.ex. särskilja ungdomssamlingar och deras deltagarantal. Diakonins möten med människor kan man följa med t.ex. veckovis. Den nya statistikföringen ger möjligheter till olika slags rapportering, vilket senare utvecklas utgående från den feedback som ges.

Arbetet i början av året blir lättare

Tidigare samlade man uppgifterna om medlemsantal, ekonomi och verksamhet en gång om året, vilket betydde att statistiken gällde ett statistikår. Genom förnyelsen samlar man uppgifter hela tiden under året. Detta ger en möjlighet att granska statistiken varje månad och se om det är stora variationer beroende av årstid.

Samtidigt minskar arbetsbördan vid årsskiftet, då statistik samlas hela tiden, vilket i många församlingar har upplevts som tungt. Tidigare har man samlat information från olika verksamhetspunkter och sammanställt dem och överfört siffrorna till kyrkostyrelsens Sertika system. Detta arbete faller nu nästan helt bort. Endast vissa kompletterande uppgifter samlas i slutet av året, men från enskilda händelser frågas inte mera något.

Mera automatik

Uppgifterna för statistiken samlas i fortsättningen i huvudsak automatiskt. Medlemsantalet kommer från kirjuri, ekonomiuppgifterna från Kipa och uppgifterna om förrättningar från de kund- och bokningssystem som församlingarna använder. I och med det nya systemet kommer uppgifter som bokförts i olika system, så som Katrina, Prime, Staus, Timmi eller Mepco att automatiskt flyttas över till Kyrkostyrelsens statistiksystem, utan att sparas extra och utan flera arbetsskeden.

Kyrkostyrelsen erbjuder också möjligheten att spara information om verksamheten på elektroniska blanketter. Dessa passar för församlingar som inte använder sig av liknande boknings- och kundprogram som de som omnämndes ovan eller som av andra anledningar inte kan använda sig av systemet. Blanketter som används i försökssyfte finns på adressen nuotta.evl.fi/tilastot.

På några minuter

Insamlingen av statistik inleds genast i början av nästa år. Det är arrangörens ansvar att fylla i statistiken, antingen genom det egna systemet eller på Kyrkostyrelsens blankett.

Blanketterna är lätta att fylla i – att fylla i uppgifterna för en samling tar 1-2 minuter. Det kan löna sig att vid slutet av dagen fylla i allt om alla samlingar den dagen och samla allt annat till att fyllas i då veckan är slut, så att allt kan sparas i tid.

Flexibel och kostnadseffektiv

Det nuvarande statistiksystemet är skräddarsytt för Kyrkostyrelsen. Dess tekniska lösningar är i många hänseenden gammaldags och det är dyrt att upprätthålla. Det nya systemet är anpassat till en modern och standardiserad databas, vilket betyder att det inte behövs dyra programvaror eller underhållsavtal. Med det nya systemet får man flexibilitet och kostnadseffektivitet i hela statistikprocessen.

Att anpassa kund- och bokningssystem till det nya statistiksystemet innebär en del kostnader för församlingarna. Det andra alternativet är att använda Kyrkostyrelsens blankett och då blir det inga direkta kostnader alls.

Mera information om förnyelsen finns på Sakastis hemsida.

Text Tuomo Halmeenmäki,
statistikexpert,
Kyrkostyrelsen

EI KOMMENTTEJA

JÄTÄ VASTAUS