Kirkon tilastot uudistuvat – miten, miksi ja milloin?

0
2819

Kirkon tilastot uudistuvat ensi vuoden alussa. Uudet tilastot palvelevat tilastojen käyttäjiä entistä paremmin tarjoamalla monipuolista tietoa seurakuntien jäsenistöstä, taloudesta ja toiminnasta.

Kaikki tilastot kootaan yhteen Internet-sivustoon, josta tilastotietoja saa taulukoina, kuvioina ja karttoina. Lisäksi ajallisen ja alueellisen tarkastelun ja vertailun mahdollisuudet lisääntyvät.

Uudistuksen hyötyjä ovat myös tilastojen luotettavuuden paraneminen ja tilastojen tuotantoprosessin keveneminen. Luotettavuus paranee, koska esimerkiksi tiedot seurakunnan järjestämästä tilaisuudesta tallennetaan heti tapahtuman päättymisen jälkeen eikä vasta vuoden lopussa. Tiedot siirtyvät sen jälkeen automaattisesti tilastojärjestelmään, jolloin ei myöskään tarvita ylimääräisiä ja virheille alttiita käsin tehtyjä välitallennuksia. Vuodenvaihteen tilastotallennus jääkin lähes kokonaan pois.

Helposti ja nopeasti saatavilla

Kirkon piirissä on kerätty paljon tilastotietoja, mutta niiden hyötykäyttö on jäänyt pienen osaavan joukon harteille. Tilastouudistuksen jälkeen tilastot ovat nykyistä helpommin ja monipuolisemmin saatavilla. Niistä hyötyvät niin seurakunnat, hiippakunnat kuin muut tilastojen käyttäjät. Uudistus tuo arvokasta tietoa nykyistä laajemman joukon saataville ja hyödynnettäväksi.

Tilastouudistuksessa tietosisältöä kiteytetään, karsitaan vähemmän käytettyjä tietoja pois ja toisaalta syvennetään joiltakin osin tietopohjaa. Näin saadaan selkeä tilastokokonaisuus, joka kuvaa kirkon ja seurakuntien toimintaa kattavasti ja tarjoaa välineitä toiminnan kehittämiseen ja ennakointiin. Monipuolisen raportoinnin avulla tilastojen käyttäjän kulloinkin tarvitsemat tiedot ovat myös helposti ja nopeasti saatavilla.

Kaikki mukaan tallentamaan

Jatkossa kaikki työntekijäryhmät tallentavat tietoja tilastointia varten. Kaikista tilaisuuksista, retkistä ja leireistä sekä ryhmistä tehdään erillinen tilastotallennus. Myös yksilöiden kohtaamiset tallennetaan, mutta ne voi tilastoida useamman kohtaamisen ryppäänä, jolloin jokaista kohtaamista ei tarvitse tallentaa erikseen. Tilaisuuksista, retkistä ja leireistä ja ryhmistä tallennetaan tietoja osallistujamäärästä, kohderyhmästä ja toteuttajista. Kohtaamisista tallennetaan mm. kohtaamisen paikat ja syyt (esim. elämän kriisit ja taitekohdat).

Uudistuksen avulla saadaan kattavaa ja hyödyllistä tilastotietoa myös kirkon nuoriso- ja diakoniatyöstä. Jatkossa on mahdollista eritellä esimerkiksi nuorisotyön tilaisuuksien lukumäärät ja niiden osallistujamäärät. Diakoniatyön kohtaamisia voidaan seurata vaikkapa viikoittain. Uusi tilastointi antaa mahdollisuuksia moninaiseen raportointiin, jota kehitetään jatkossa käyttäjien palautteen mukaan.

Alkuvuoden urakka keventyy

Aikaisemmin tiedot jäsenistä, taloudesta ja toiminnasta kerättiin kerran vuodessa, jolloin tilastot kuvasivat yhtä tilastovuotta. Uudistuksen myötä tietoja kerätään jatkuvasti pitkin vuotta. Tämä mahdollistaa tilastollisen tarkastelun esimerkiksi kuukausittain toiminnassa, jossa on paljon vaihtelua vuodenajasta riippuen.

Samalla jatkuva tiedonkeruu vähentää vuoden vaihteen tallennustyötä, joka on koettu raskaaksi monessa seurakunnassa. Tähän asti tiedot on pitänyt kerätä eri lähteistä ja eri toimijoilta, koota ne yhtenäisiksi luvuiksi ja tallentaa luvut sitten Kirkkohallituksen Sertika-järjestelmään. Tämä työvaihe jää lähes kokonaan pois. Ainoastaan joitakin täydentäviä tietoja kerätään vuoden lopussa, mutta yksittäisistä tapahtumista ei kysytä enää mitään yhteenvetotietoja.

Automatisaatio lisääntyy

Tilastotiedot kerätään jatkossa pääosin automaattisesti eri järjestelmistä. Jäsentiedot tulevat Kirjurista, taloustiedot Kipasta ja toimintatiedot suurelta osin seurakuntien käytössä olevista varaus- ja asiakashallintajärjestelmistä. Uuden tietosisällön mukaisesti Katrinaan, Primeen, Statukseen, Timmiin tai Mepcoon tallennetut tapahtumat siirtyvät Kirkkohallituksen tilastojärjestelmään ilman muita tallennuksia tai työvaiheita.

Kirkkohallitus tarjoaa myös mahdollisuuden tallentaa toimintatietoja erillisillä internetin kautta toimivilla lomakkeilla. Ne soveltuvat seurakunnille, joilla ei ole käytössään edellä mainittuja varaus- tai asiakashallintajärjestelmiä tai jotka eivät niitä jostakin syystä pysty käyttämään tilastotietojen tallennukseen. Testikäytössä olevat tilastolomakkeet löytyvät osoitteesta nuotta.evl.fi/tilastot.

Parissa minuutissa

Tilastojen keruu alkaa heti ensi vuoden alussa. Seurakunnissa tapahtumia järjestävien tehtävä on huolehtia, että tiedot tallennetaan tapahtuman jälkeen joko seurakunnan käytössä olevaan järjestelmään tai Kirkkohallituksen lomakkeella.

Lomakkeet ovat helppoja täyttää – yhden tapahtuman tallentamiseen menee 1–2 minuuttia aikaa. Järkevää voi olla vaikkapa työpäivän päätteeksi tallentaa kaikki sen päivän tilaisuudet ja muut tapahtumat tai viimeistään viikon päätteeksi, jotta tiedot saa talletettua ajoissa tilastointia varten.

Joustava ja kustannustehokas

Nykyisin käytössä oleva tilastojärjestelmä on räätälöity Kirkkohallitukselle. Sen tekniset ratkaisut ovat monilta osin vanhanaikaisia, ja se on ollut kallis ylläpitää. Uusi järjestelmä perustuu nykyaikaisiin valmissovelluksiin ja standardoituun tietokantaratkaisuun, joten kalliita järjestelmähankintoja tai ylläpitosopimuksia ei tarvita. Uudella järjestelmällä saavutetaankin joustavuutta ja kustannustehokkuutta koko tilastointiprosessiin.

Varaus- ja asiakashallintajärjestelmien (Katrina, Prime, Status, Timmi tai Mepco) päivitys uuden tilastojen tietosisällön mukaiseksi aiheuttaa seurakunnille jonkin verran kustannuksia. Toinen vaihtoehto on käyttää Kirkkohallituksen tilastolomakkeita, jolloin suoria kustannuksia ei tule lainkaan.

Lisätietoja uudistuksesta ja sen etenemisestä saa mm. Sakastin kautta (sakasti.evl.fi/tilastouudistus). 

Teksti Tuomo Halmeenmäki