Näin käsittelet Diakonian asiakasasiakirjoja

0
19
Hanteringen av diakonins dokument finns nu tydligt i kyrkolagen.

Kirkkolain uudistus ei tuo olennaista uutta diakoniatyön toteuttamiseen, sillä käytännössä diakoniatyössä asiakasasiakirjoja on jo aikaisemminkin käsitelty niin kuin nyt kirkkolaissa säädetään.

Yksityiseen henkilöön kohdistuvaa diakoniatyötä koskeva asiakirja on pidettävä salassa. Salassapitovelvollisuudesta saa poiketa vain asiakkaan luvalla tai silloin kun jokin muu laki velvoittaa tai antaa oikeuden. Sellaisia lakeja ovat mm. rikoslaki, lastensuojelulaki ja laki elänten hyvinvoinnista.

Tämän hetken tulkinnan mukaan työpaikasta riippumatta laillistettua sairaanhoitajaa sitoo terveydenhuollon ammattihenkilöä koskevat velvollisuudet ja oikeudet siltä osin kuin ne ovat kyseisessä työpaikassa mahdollisia. Tästä seuraa, että diakonissalla on velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle salassapitosäännösten estämättä henkilöstä, jonka sosiaalihuollon tarve on ilmeinen.

Keskeisimmät lait ovat sosiaalihuoltolaki 1301/2014, 35 § ja laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 25§). Löydät tarkemmin tietoa Valviran sivuilta

Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet | Valvira

Luottamus on tarkoin varjeltava asia

Diakoniatyöntekijällä on julkisyhteisön henkilöstöön kuuluvana velvollisuus salassapitosäännösten estämättä ilmoittaa alueen pelastusviranomaiselle rakennuksen, asunnon tai muun kohteen ilmeisestä palonvaarasta tai muusta onnettomuusriskistä.

Työtehtävästä ja koulutuksesta riippumatta kaikilla on oikeus, mutta ei velvollisuutta, ilmoittaa salassapitosäädösten estämättä, jos on tehtävässään saanut tietää henkilöstä, jonka sosiaalihuollon tarve on ilmeinen.

Kirkkolain mukaan salassa pidettävää asiakastietoa saa antaa sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle etuutta koskevan väärinkäytöksen selvittämiseksi, jos väärinkäytöstä on perusteltua syytä epäillä. Huomaa, että tähän ei ole velvollisuutta. Luottamuksellinen suhde apua tarvitsevan kanssa on tarkoin varjeltava asia. Maine kulkee myös puskaradion välityksellä.

Muita keskeisiä ohjeita

Diakoniatyöntekijän tulee kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot paitsi silloin, kun annetaan nimetöntä neuvontaa tai ohjausta, koska silloin ei muodostu varsinaista asiakassuhdetta.

Diakoniatyön asiakastietoja saa käsitellä ainoastaan silloin, kun ne kuuluvat tiedon käsittelijän työtehtäviin ja annettavaan palveluun ja tällöinkin diakoniatyöntekijällä on oikeus käyttää vain työtehtävässä tarvitsemiaan välttämättömiä asiakastietoja. Toinen henkilö (ei edes diakoniatyöntekijä) ei voi mennä tutustumaan tietoihin, jos kyseisten tietojen käyttäminen ei kuulu työtehtäviin. Laki edellyttää myös, että seurakunnan on kerättävä lokitiedot rekisterikohtaisesti kaikesta asiakastietojen ja hyvinvointitietojen käytöstä ja luovutuksesta seurantaa ja valvontaa varten. Tavallisimmin käytössä olevissa asiakashallintajärjestelmissä tämä lokitus on kunnossa.

Nyt myös diakoniatyön asiakasasiakirjojen käsittelyä koskevat periaatteet ja asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot on määritelty. Ne perustuvat sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annettuun lakiin. Diakoniatyössä on näiden periaatteiden mukaan jo aikaisemminkin toimittu. 

Uutta kirkkolaissa on vaatimus asiakasasiakirjojen käsittelyn kirjallisista ohjeista. Seurakuntien diakoniatyössä on selkeät ja hyvät  toimintatavat asiakasasiakirjojen käsittelystä. Ohjeet ovat voineet olla osin suulliset. Nyt uuden kirkkolain nojalla diakoniatyöstä vastaavan johtajan on annettava kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista. Diakoniatyön esihenkilön on myös huolehdittava henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.

Sakastista löytyy aihetta käsittelevä diaesitys.

Diakonian asiakasasiakirjojen käsittelyä säädetään kirkkolain 10 luvun 4 pykälässä ja 8 luvun 1 pykälässä, jonka mukaan henkilötietojen käsittelyyn diakoniatyössä sovelletaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 4–7, 9–15 ja 17 §:ää, 19 §:n 1 momenttia, 22, 24, 37–42, 44, 45, 50–52, 62 ja 63 §:ää.

Teksti Tiina Saarela