Dokument gällande en enskild person inom diakonin är konfidentiella. Man får avvika från tystnadsplikten endast med klientens tillstånd eller när någon annan lag förpliktar till det eller ger tillstånd till det. Sådana lagar är t.ex. strafflagen, barnskyddslagen, lagen om djurens välmående.
Enligt nuvarande tolkning är legitimerade sjukskötare, oberoende av arbetsplats, förpliktigade att följa de rättigheter och skyldigheter som berör hälsovårdspersonal. Detta gäller till den del det är möjligt på arbetsplatsen. Detta betyder att en diakonissa är förpliktigad att meddela till den myndighet som ansvarar för socialvården, utan begränsning av tystnadsplikten, om en person vars behov av socialvård är uppenbar.
De mest centrala lagarna är socialvårdslagen 1301/2014,35§ och lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre, 25§. Du hittar mera exakta uppgifter på Valviras hemsidor gällande anmälningsplikt och -rättigheter.
Förtroende är något som skall skyddas
Diakoniarbetarna omfattas av den offentliga sektorns regler för tystnadsplikt. Dessa måste dock, utan dröjsmål, meddela räddningsmyndigheterna ifall en byggnad, bostad eller någon annan stans finns en uppenbar brandrisk, eller risk för annan olycka.
Oberoende av arbetsuppgift och utbildning har alla rätt att, men inte skyldighet att, meddela om en person som har ett uppenbart behov av socialvård, utan att begränsas av tystnadsplikten.
Enligt kyrkolagen får man ge konfidentiella klientuppgifter till myndighet och institutioner för att reda ut eventuellt missbruk av förmåner, ifall misstanken är befogad. Men man bör observera att man inte är skyldig till detta. Man bör noggrant beskydda en förtroendefull relation. Ryktet sprids också genom djungeltelefonen.
Andra centrala direktiv
Diakoniarbetaren bör dokumentera hur klientens service arrangeras. Man bör för att skydda planeringen, förverkligandet, uppföljningen och övervakningen dokumentera tillräckliga uppgifter. Detta gäller inte när man vid rådgivningen inte vet klientens namn, för då uppstår inte ett egentligt klientförhållande.
Man får hantera diakoniarbetets klientuppgifter endast när de hör till handläggarens arbetsuppgifter och den givna servicen, och också då har diakoniarbetaren rätt att använda endast för arbetet nödvändiga dokument. Någon annan person (inte ens en annan diakoniarbetare) kan bekanta sig med uppgifterna, ifall ifrågavarande uppgifter inte hör till arbetsuppgifterna. Lagen förutsätter också att församlingen skall samla in logginformation av alla dokument och användning av välfärdsuppgifter samt uppföljning och övervakning av utlämnande. Loggen är vanligtvis i skick i de vanligen använda dokumenthanteringsprogrammen.
Nu har också principerna för hanteringen av diakoniarbetets dokument och grunduppgifterna definierats. Det grundar sig på social-och hälsovårdens lag gällande hantering av klientdokumentering. Inom diakoniarbetet har man redan tidigare följt dessa principer.
Nytt i kyrkolagen är kravet på skriftliga direktiv om hur dokumenten hanteras. Församlingarnas diakoniarbete har klara och tydliga sätt att hantera dokument. Direktiven kan till vissa delar ha varit muntliga. Enligt den nya kyrkolagen skall den som ansvarar för diakoniarbetet ge skriftliga anvisningar i hur dokumenten skall hanteras. Förmannen för diakoniarbetet skall också se till att personalen har tillräcklig sakkunskap i hanteringen av dokument. I Sakasti hittar man en bildserie gällande det här.
I kyrkolagens 10 kapitel, 4 paragrafen och 8 kapitlet 1 paragrafen stiftas om hur diakonins dokument skall hanteras. I den tillämpas social- och hälsovårdens regler gällande dokumenthantering (703/2023) i 4-7, 9-15 och 17§, 19§ 1mom, 22,24, 37-42, 45, 50-52, 62 och 63§.
Text Tiina Saarela