Kirkon pääsopijaosapuolet ovat KirVESTES 2022–2024 allekirjoituspöytäkirjan perusteella laatineet ohjeistuksen hengellisen työn työajattomien viranhaltijoiden ja työntekijöiden vapaa-ajan järjestämisestä.
Yhteinen ohjeistus on tarkoitettu paikallisen vapaa-aikasuunnittelun tueksi, kun KirVESTES 142 §:n määräyksiä työajattomien vapaa-ajasta on kuluvalla sopimuskierroksella täsmennetty.
1. Yleistä
Kaikille hengellisen työn työajattomille viranhaltijoille ja työntekijöille (jäljempänä viranhaltijoille) annetaan KirVESTES 142 § 1 momentin mukaan kaksi vapaapäivää kalenteriviikossa. Sopimusmääräys on ollut voimassa pitkään. Sen soveltamista on 1.3.2022 voimaan tulleessa sopimusratkaisussa ohjeistettu aiempaa tarkemmin. Työajattomien vapaa-aikasuunnittelu on KirVESTES:n määräysten ja paikallisten käytäntöjen ja työnjohdon varassa. Ohjeistuksella annetaan työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin ylläpitämisen näkökulmasta ohjeita siitä, miten vapaan antamisessa on syytä toimia KirVESTES 142 §:n määräysten perusteella. Lisäksi työnantajan on otettava huomioon, mitä työturvallisuuslaissa säädetään työntekijän työsuojelusta.
Työnantaja vastaa vapaapäivien sijoittamisesta. Henkilöstön kanssa on käytävä läpi seurakunnassa noudatettavat pelisäännöt vapaapäivien sijoittamisesta sekä siirtämiskäytännöistä, jotta työ- ja vapaa-aikojen suunnittelulla voidaan tukea niin työn tarkoituksenmukaista toteuttamista kuin henkilöstön työhyvinvointia. Seurakunnissa on erilaisia toimivia vapaa-ajan suunnittelukäytäntöjä, joita voidaan edelleen jatkaa. Käytäntöjen muuttaminen kuuluu jatkuvan yhteistoiminnan piiriin.
2. Säännöllisten vapaapäivien sijoittaminen
Vapaapäivät (2 kalenteripäivää viikossa) annetaan palautumista ja lepoa ajatellen ensisijaisesti peräkkäisinä päivinä. Jos vapaapäivien antaminen peräkkäisinä päivinä ei ole perustelluista työstä johtuvista syistä mahdollista, vapaapäivät voidaan sijoittaa annettavaksi myös erikseen. Kuitenkin on syytä tavoitella, että vapaapäivät sijoitetaan peräkkäisiksi päiviksi aina, kun se on mahdollista.
Kirkossa on ollut käytössä vahva suositus, että työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi vapaapäivät sijoitetaan kaikille siten, että he voivat saada kerran kuukaudessa viikonloppuun sijoittuvan yhdenjaksoisen vapaan. Vaikka vapaapäivät säännöllisesti sijoittuisivat arkipäiville, esimerkiksi maanantaille ja tiistaille, kerran kuukaudessa pyritään turvaamaan viikonloppuvapaa. Tämä koskee myös kesäkuukausia.
Myös osa-aikaisille viranhaltijoille tulee pyrkiä antamaan vapaa viikonloppu kuukausittain. Jos vapaan viikonlopun saa hyväkseen jo muulla perusteella (esimerkiksi vuosiloman vuoksi), sellaisena kuukautena ei vapaapäiviä tarvitse lisäksi sijoittaa viikonloppuun. Vaikka suositus säännöllisten vapaapäivien sijoittamisesta vähintään kerran kuukaudessa viikonloppuun ei ole ehdoton, työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi sitä tulee pyrkiä noudattamaan. Toisaalta on huomattava, että vapaapäiviä voidaan sijoittaa viikonloppuun useamminkin kuin kerran kuukaudessa, jos se työjärjestelyjen vuoksi on mahdollista, tarkoituksenmukaista tai joskus jopa välttämätöntä.
Joillakin työajattomilla työntekijäryhmillä on melko yleistä, että säännölliset vapaapäivät sijoittuvat valmiiksi lauantaille ja sunnuntaille (esimerkiksi diakonian viranhaltijat ja varhaiskasvatuksen ohjaajat). Tällöin säännöllisten vapaapäivien sijoittamiskäytäntö näyttäytyy erilaisena kuin niillä, joilla vapaapäivät ovat arkiviikolla. Kun vapaapäivät jo normaalisti sijoittuvat viikonloppuun, joudutaan niitä ajoittain siirtämään välttämättömien työjärjestelyjen, esimerkiksi leirien tai seurakunnallisten tapahtumien vuoksi muuhun ajankohtaan viikolla.
Vapaapäivien sijoittumista kalenteriviikolla voidaan tilapäisesti muuttaa, jos se on työstä johtuvista syistä perusteltua. Säännöllisten vapaapäivien ajankohdan muuttamista tulee välttää, mutta tilapäisesti vapaapäivien sijoittaminen saman viikon tavanomaisesta poikkeaville päiville on mahdollista. Muutostarve tulee ilmoittaa työntekijälle välittömästi muutostarpeen tultua esihenkilön tietoon.
3. Kausisuunnitelmat tukemassa vapaapäivien sijoittamista
Seurakunnissa on tehty vakiintuneesti etukäteinen kausisuunnitelma paitsi vapaapäivien, myös lomien, siirtyneiden vapaapäivien, leirivapaiden ja vastaavien poissaolojen järjestämiseksi. Kausisuunnitelman kesto on esimerkiksi neljä kuukautta. Tällä suunnittelulla pyritään nivomaan poissaolojen ja työn tarpeiden vaatimukset yhteen. Suunnitelma tehdään paikallisista tarpeista lähtien. Sen pituus voi siksi vaihdella eri seurakunnissa muutamista viikoista useisiin kuukausiin.
Pääsopijaosapuolet suosittavat paikallisten tarpeiden pohjalta määräytyvän kausisuunnitelman tekemistä kaikille työajattomille. Kausisuunnitelma on syytä tehdä työn ennakoitavuuden ja työssä jaksamisen näkökulmasta niin pitkäksi ajaksi kuin mahdollista. Kausisuunnitelma antaa ryhtiä työn suunnittelulle ja viranhaltijalle itselleen mahdollisuuden ennakoida vapaa-ajan suunnittelua ja vapaa-aikojen pitämistä.
Pääsopijaosapuolten mielestä on tärkeää, että työajattomien säännöllisiä vapaapäiviä pyritään suojelemaan siirtämiseltä. Palautumisen, työn ja perhe-elämän yhteensovittamisen sekä vapaa-ajan vieton näkökulmasta erityisesti säännöllisten vapaapäivien pysyttäminen vakiintuneilla ja kausisuunnitelmassa vahvistetuilla paikoillaan on tärkeää. Niiden siirtämistä tulee välttää. Äkillisissä siirtotilanteissa tulee sijaistus ensisijaisesti järjestää muulla tavalla kuin siirtämällä viranhaltijan säännöllistä vapaapäivää.
Viranhaltijan säännöllisen vapaapäivän ”peruuttaminen” ja korvaaminen myöhemmin on viimesijainen toimenpide. Leirillä työskentely on jaksamisen kannalta haastavaa. Siksi sopijaosapuolet suosittelevat leirityöstä palautumiseksi, että leirin jälkeen mahdolliset korvaavat vapaapäivät sekä leirityöaikahyvityspäivät annetaan mahdollisimman pian leirin jälkeen.
4. Säännöllisten viikoittaisten vapaapäivien korvaaminen uudella vapaapäivällä
Ohjeistus lähtee siitä, että siirtäminen on luonteeltaan säännölliselle vapaapäivälle sijoittuneen työn vuoksi saamatta jääneen vapaapäivän korvaamista uudella vapaapäivällä. Tähän sisältyy yleisiä periaatteita: 1) Säännöllinen viikoittainen vapaapäivä voidaan siirtää saman kalenteriviikon sisällä, kun sille on työstä johtuvasta syystä tarvetta. 2) Jos viranhaltija joutuu säännöllisenä vapaapäivänään työhön, hän saa korvauksena uuden vapaapäivän. Jotta korvaava vapaapäivä voidaan antaa, vapaapäivänä on tullut tehdä konkreettisesti ne työt, jotka siihen on sijoitettu tehtäväksi. Jos vapaapäivälle sijoitettu työ tehdään, korvaava vapaapäivä annetaan. Mutta jos vapaapäivälle suunniteltu työ peruuntuu, ko. vapaapäivä tulee annetuksi normaalina vapaapäivänä, jolloin korvaavan vapaapäivän antaminen vastaavasti peruuntuu. Tilanteessa, jossa viranhaltija sairastuu eikä sen vuoksi voi tehdä vapaapäivälle sijoitettuja työtehtäviä, korvaavaa vapaapäivää ei anneta. Vapaapäivän korvaaminen uudella vapaapäivällä myöhemmällä viikolla edellyttää siis aina sitä, että vapaapäivänä on tehnyt sille suunnitellut työtehtävät. Siten myös siinä tilanteessa, jossa viranhaltija sairastuu säännöllisen vapaapäivänsä ajaksi, sairauden alle jääneen vapaapäivän tilalle ei anneta korvaavaa vapaapäivää, vaikka korvaava vapaapäivä olisi ehditty jo merkitä etukäteen tehtävään vapaa-aikasuunnitelmaan.
3) Toisaalta korvaavan vapaapäivien antamiseen sovelletaan samaa periaatetta kuin työajallisten työaikakorvauksen antamiseen vapaana. Jos viranhaltija on tehnyt vapaapäivälleen sijoitetut työtehtävät ja siten ansainnut korvaavan vapaapäivän, sitä ei menetä korvauksen antamishetkeen sijoittuneen sairastumisen vuoksi.
Toiminnanjohtaja Arja Lusan kommentti
Ohjeistus on onnistunut siinä, että vapaa-ajan suunnittelu ja samalla työn suunnittelu korostuu entistä paremmin. Uskon, että tätä kautta myös työnjohtamisen tehtävälle tulee aiempaa isompi rooli.
Suunnitelmaan tulevat muutokset ovat osa työelämää. Uuden ohjeistuksen heikkous on siinä, että työstä, työnantajasta tai vaikkapa pandemiasta johtuvat yllättävät työn peruuntumiset voivat sekoittaa täysin työntekijän henkilökohtaisen elämän. Korvaavan vapaapäivän muuttuminen työpäiväksi voi johtaa siihen, että kauan odotettu lääkäriaika joudutaan perumaan tai lapsen päivähoidon muutoksista tulee lisäkustannuksia tilanteessa, joka ei ollut työntekijästä johtuvaa.
Toiminnanjohtaja Tiina Laineen kommentti
Työ- ja vapaa-aikakäytäntöjen tarkennus on tarpeen ja niitä on syytä edelleen tarkastella.
Työ- ja vapaa-aikasuunnitelmassa on kohtuuton ohje: Jos työntekijä sairastuu säännöllisenä vapaapäivänään, johon oli suunnitellusti ja hyväksytysti sijoitettu työtehtävä, työpäivä muuttuukin vapaapäiväksi. Ei ole perustetta sille, että yksittäisiä työpäiviä kohdellaan eri tavalla riippuen siitä, ovatko ne normaalisti työpäiviä vai vapaapäiviä.
Työntekijän mahdollisuudet suunnitella ennalta sovittua vapaata heikkenevät ja sen merkitys yksilölle ja perheelle voi olla kohtuuton.
Ohjeistus on kokonaisuudessaan luettavissa Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeestä 6/2022
